Kritische Erfolgs-Faktoren(KEF)

Diese beiden Dreiecke zeigen die Bereiche in denen KEFs einen Fortschritt bringen können.

Dinge werden plötzlich zuordenbar und maessbar.

Der LEBENSZYKLUS eines Projektes

Der Lebenszyklus eines Projektes spiegelt den Verlauf eines jeden Projektes wider.

Die Graphik passt nicht exakt auf eine öffentliche Verwaltung, aber sie gibt eine vage Vorstellung davon, wie so ein Lebenszyklus funktioniert. 

Die Entwicklung ist analog zum Bereich  "Vom Wissen zum Handeln" .

Am Beispiel "Lindenplatzgestaltung", das seit 2014 - trotz permanenter Besprechung in den Gemeindegremien - keine nenneswerten Fortschritte, gemacht hat, kann man deutlich sehen, was passiert, wenn die Regeln des Projetmanagements ignoriert werden.

FAZIT: Ein miserables Projektmanagement kostet nicht nur Nerven ohne Ende, sondern auch jede Menge Geld und, das Schlimmste:

MISERABLES PROJEKTMANAGEMENT KOSTET VERTARUEN,   

Die THEORIE
Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Kritischer_Erfolgsfaktor

Hört sich komplizierter an, als es ist.

Ein kritischer Erfolgsfaktor (KEF) ist eine Eigenschaft einer Organisation, die bei ausreichend guten Werten das Erreichen
der Ziele der Organisation ermöglicht, beispielsweise Gewinnmaximierung, Kommunikation, Qualität, Kostenführerschaft etc.

Die Methode der Kritischen Erfolgsfaktoren (KEF) basiert auf einem Informationsbedarfsermittlungsverfahren von Rockart.

Man erhält die kritischen Erfolgsfaktoren, indem man mit dem Topmanagement eines Unternehmens bestimmt, was für den Erfolg
der Unternehmung entscheidend ist. Anhand der KEF können dann z. B. Projekte aufgesetzt oder priorisiert werden, die den Unternehmenszielen förderlich sind.

Kritische Erfolgsfaktoren beziehen sich auf eine begrenzte Anzahl von Arbeitsbereichen. Gute Resultate in diesen Bereichen

sind ausschlaggebend für ein Individuum, eine Abteilung oder eine Organisation, um erfolgreich im Wettbewerb zu bestehen.[1]

Die KEF werden klassischerweise aus den vier Bereichen Service, Kommunikation, Personal und Positionierung erhoben.

Beispielhafte KEF im Bereich Kommunikation könnten Innerbetriebliche Kommunikation, Zwischenbetriebliche Kommunikation und Benutzerschulung sein.

Die Bewertung der einzelnen KEF findet anhand von Fragebögen von Experten und/oder Mitarbeitern statt.

Es sind Priorität P(K), Leistung L(K) und Gesamterfolg E(K) zu bewerten. Die Skala geht von P(K)=1 irrelevant bis P(K)=7 sehr entscheidend und
L(K)=1 sehr schlecht bis L(K)=7 ausgezeichnet. Die kumulierten Werte drücken aus, ob die KEFs ausreichend unterstützt sind.

Die PRAXIS:
Jedes Projekt durchläuft mindestens folgende Schritte:

Schritt 1: Die Zeugung

Die Idee wird geboren und im kleinen Kreis besprochen

Schritt 2: Die Geburt
Die Idee wird veröffentlicht.
Dazu gibt es folgende Möglichkeiten
a - Brief an den Vorstand der Gemeinde
b - Gespräche in einem Verein
c - Facebook-Posts in Gruppen
d - Email an INFO@Schenklengsfeld-MITEINANDER.de
e - Gästebuch-Eintrag in "Schenklengsfeld-MITEINANDER.de"
f - Sonstiges

Schritt 3: Die "3-Monats-Koliken"
Vorausgesetzt, die Idee wird an "Schenklengsfeld-MITEINANDER.de" kommuniziert erfolgt folgendes:
1 - Ein Projekt wird in einer der Kategorien angelegt. Der/die Ideengeber*in wird im Projekt natürlich genannt.

2 - Alle verfügbaren Informationen werden in das Projekt kopiert. Man nennt das auf Neudeutsch "One Version of the Truth", Alle Infos sind an einer Stelle für alle verfügbar. Es kann keine Verwirrungen und/oder Verzögerungen durch unterschiedliche Informations-Stände geben.

3 - Die Idee wird auf dem WILLKOMMEN-Schirm veröffentlicht

4 - Im REGELFALL ist der/die Ideengeber*in auch gleichzeitzig der/die KÜMMER*IN.
Ein/e KÜMMER*IN ist eine Person, der/die die Idee weiter vorantreibt.  

5 - Eine "Goldfischglas-Analyse" wird gestartet.
Dazu gibt es im DOWNLOAD-BEREICH einen WORD-Vorduck.

Vordruch "Goldfischglas-Analyse" ERSTES-FORMULAR FÜR EINE GOLDFISCHGLAS-ANALYSE.docx (25.41KB)

Vordruch "Goldfischglas-Analyse"

ERSTES-FORMULAR FÜR EINE GOLDFISCHGLAS-ANALYSE.docx (25.41KB)

6 - Die "Goldfischglas-Analyse" wird veröffentlicht.

Schritt 4: Das Baby-Alter

Hier beginnt das "Teaming", also Menschen unabhängig von Alter, Geschlecht, Vereinszugehörigkeit, Wohnort, Zeit, u.s.w. können sich zu einem Team zusammenschliessen.

Bis zum Einbau einer Kommunikations-Software in "SchMIT" ist es hier sinnvoll, FACEBOOK als Kommunikationsplattform zu nutzen.

Schritt 5: Das Kindergarten-Alter
1 - Die "Goldfischglas-Analyse" ist weitestgehend abgeschlossen.
2 - Damit steht eine vorläufige Finanzierung.
3 - Damit wurde eine Risiko-Bewertung durchgeführt.
4 - Man sieht in etwa, wie sich die Idee/das Projekt weiter entwickeln könnte.

Schritt 6: Das Grundschul-Alter
1 - Das "Goldfischglas-Formular" wird in einer Fraktionssitzung von SchMIT, oder einer anderen Gruppe von Menschen, besprochen.

2 - Jetzt werden die

"KRITISCHEN ERFOLGS-FAKTOREN" festgelegt.

a - PROJEKTORGANISATION
- Wie sind die Schnittstellen / Berührungspunkte zu anderen Projekten?
- Gibt es gemeinsame Aufgaben?
- Wie sieht der Projektplan aus?
- Ist das Projekt-Team groß genug oder müssen weitere Leute gesucht werden?
- Gibt es klare Organigramme für Projetverlauf und Zuständigkeiten?
- Wie ist die Zeitplanung?
- Wie erfolgt die Berichterstellung / Statusberichte?

b - SYSTEM und TECHNIK
- Ist alles Material vorhanden bzw. was muss noch organisiert werden?
- Sind aufgaben klar zugeordnet?

c - BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE ASPEKTE
- Ist die Finanzierung gesichert?
- Sind versicherungstechnische Fragen geklärt?
- Wie ordnet sich das Projekt in das touristische Gesamtkonzept ein?

d - PERSONEN
- Ist ein/e KÜMMERER*IN definiert?  
- Gibt es Stellverterter*innen?
- Gibt es Personen mit speziellen Aufgaben- und Veratortungsbereichen?
- Ist genügend Know How in dem Team? Was fehlt?

e - PROJEKTARBEIT
- An wen wird der Status berichtet?
- Bei welchen Ereignissen muss ESKALIERT werden? Wann müssen andere Personen und/oder Institutionen benachrichtigt werden?
- Wie werden die Arbeiten DOKUMENTIERT?
- Wie werden die Teilerfolge an die Öffentlichkeit kommuniziert? Facebook, HZ, u.s.w.
- Wie ist die Akzeptanz des Projektes in der Öffentlichkeit?

Schritt 7: Das Schulalter
1 - Wenn die SchMIT-Fraktion (oder eine andere Fraktion in der GV) der Meinung ist, die Idee sei ausgereift und man könne damit beginnen, sie umzusetzen, dann kann das Projekt als "ANTRAG nach HGO"
formuliert und der GV als ENtscheidungsgrundlage vorgelegt werden.

Sollte eine Beteiligung der Gemeinde oder eine Kooperation mit anderen Vereinen NICHT erforderlich
sein, so entfallen natürlich viel der FORMALEN Schritte.

Das ändert aber nichts daran, dass alle Schritte INHALTLICH gegangen werden müssen.